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Nopaper (Sistema de archivo documental)

NoPaper, Archivo Electrónico de Documentos e Imágenes

NoPaper es un conjunto modular de programas diseñados para simplificar la organización electrónica del archivo de documentos de una oficina. NoPaper es la solución actual a los pesados y voluminosos archivos convencionales.
NoPaper le permite mediante un modo de operación rápido y sencillo identificar y clasificar documentos en función a múltiples referencias. NoPaper es capaz de resolver las necesidades de cada empresa o institución. Por esta razón el software se selecciona y adapta a cada necesidad específica, tiene múltiples posibilidades de parametrización para que la solución sea idónea en cada caso.

Características generales

NoPaper utiliza como sistema de interacción con el usuario el standard de entorno gráfico Windows y para el control de los ficheros un sistema de gestión de base de datos relacional con consultas del estandar SQL.
NoPaper registra los documentos mediante su digitalización en un Scanner, los clasifica e identifica según los criterios preestablecidos y los archiva en un sistema de almacenamiento masivo, del tipo Disco Optico o Disco Magnético de gran capacidad. Una vez archivados los documentos se pueden consultar, visualizar o imprimir recuperándolos mediante el conjunto de datos que se anotaron para identificarlos.
Los criterios de selección y búsqueda de los documentos guardados no están limitados a tipos o campos concretos sino que pueden comprender uno, varios o todos los campos definidos, conectándolos con operaciones lógicas del tipo mayor, menor, igual, diferente, y, o, no,suma o resta de campos y usar comodines del tipo * o ?.

NoPaper se agrupa en tres áreas principales : Configuración de la Aplicación, Gestión de los Documentos y Captura masiva.
Al conjunto de la aplicación se accede a través del menú principal, después de entrar la clave de acceso con la que se identifica a cada usuario.
Con este sistema de menús lo que se pretende es que la utilización de NoPaper como herramienta ofimática no suponga una carga adicional para el usuario en el momento de tener que realizar cualquiera de las operaciones disponibles.
Se trata de una aplicación estandar y totalmente parametrizada que cubre formas distintas de manejo de los documentos y de las aplicaciones, de catalogación de dichos documentos y también varior métodos de reproducción de los que ya están almacenados.

Todos los menús son del tipo botón al que se puede acceder mediante una pulsación del ratón o bien tecleando el carácter que aparece subrayado. Siempre existirá en pantalla un menú que describirá las operaciones posibles en todo momento.
Al escoger una opción podrán aparecer otros submenús o también cajas de diálogo que requieren de una manera visual la selección de parámetros o digitalización de campos.

lNopaper almacena los documentos digitalizados en forma comprimida, usando algoritmos standard CCITT Grupos III y IV.
Este proceso puede reducir el espacio necesario para almacenar los datos por un factor de 25. Una hoja del tamaño DIN-A4 digitalizada a 300 DPI viene a ocupar una media de 1MB.,y en su forma comprimida ocupa entre 40 a 60 Kb. Cuando se trate de visualizar o imprimir, se descomprime antes la imagen a su formato original.
Las imágenes se visualizan en la ventana de páginas.Esta ventana se trata como cualquiera otra de Windows, esto es, se puede modificar sus dimensiones o posición, agrandarla hasta ocupar toda la pantalla o hacerla desaparecer. Se dispone de las opciones necesarias para hacer rotaciones de la imagen, agrandarla o achicarla, visualizar sólo una parte de la misma y aplicar filtros para mejorar su presentación.

Trasladando este simil a Nopaper, el armario corresponde al entorno operativo NoPaper, los cajones corresponden a las diferentes aplicaciones que agrupan páginas con contenidos similares: aplicación de facturas, aplicación de contratos, aplicación de catálogos, etc.Las carpetas y documentos corresponden a cada uno de los elementos unitarios de la base de datos y las hojas corresponden a las páginas digitalizar.

También se dispone de otros elementos llamados grupos de imágenes.
En terminología NoPaper esto es un lugar que sirve para agrupar imágenes digitalizadas masivamente, pertenecientes a un mismo tema, para su posterior distribución a las carpetas y documentos. Los grupos de imágenes se crean y eliminan una vez distribuidas las páginas que contienen, a discreción del operador, por lo cual deben considerarse como elementos temporales y perecederos.Un grupo de imágenes se asigna a una aplicación en concreto.Cada aplicación dispone de sus propios grupos de imágenes se asigna a una aplicación en concreto. Cada aplicación dispone de sus propios grupos de imágenes y en un momento dado sólo se tiene acceso a los de la aplicación activa en ese momento.
Los grupos de imágenes se pueden distribuir de forma semiautomática, identificando cada página de forma visual, o bien, de forma automática, usando un proceso de OCR que las indexa automáticamente.

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